期首に立てた会社の年間の売上目標を達成するために、3ヶ月単位で売上の実績を確認しながら見通しをたて、確実に目標達成できるよう数字を管理していきます。
今日は5月31日なので、多くの企業は第１四半期。
つまり来月は第１四半期の最終月。
年間目標の4分の1を達成するため、4月と5月の売上実績に6月の売上予測を足して見通しを立てなければいけません。
4月の売上実績はすでに数字が確定しているのですぐにわかりますね。
5月の売上実績は月末締めであれば今日が締め日ですから、2～3日中には売上実績が確定するでしょう。
では6月の売上予測は何をもとに入力するのでしょう？
適当な予測では実現が難しくなりますので、根拠のある数字を積み上げ、確実に達成できる予測をたてます。
次の3つ要素に分けられますよね。
- 受注残
- 見積案件
- 今後提案可能な案件
さっそくExcelで作業を開始します。
Excelに入力する内容をまとめると次のとおり。
- 4月の売上
- 5月の売上
- 現在の受注残
- 見積案件
- 今後提案可能な案件
ここで余談ですが、売上目標に限らず、
Excelで作業を行う時、重要なポイントの一つに「二重入力はしない」があります。
どういうことかと言うと・・
すでにあるデータを利用するということ。
たとえば、4・5月の売上は、すでに請求書を発行しているわけですから、請求書を発行する際に入力したデータの請求データを使います。
手書きの請求書を発行している企業はもうないと思うので、Excelなのか販売管理など専用システムなのか、何らかのITデータがあるはずです。
もっとも、自社の請求書ではなく、特に大手などは先方指定の請求書で提出しなければいけないという場合があります。
その場合でも、手書きではないでしょうから、CSVなどテキストデータやExcelファイルにエクスポートできるのであれば、そのデータを使用します。
見積案件は見積書を発行していますから、その見積データを使います。
受注残は出荷前ですが受注はしていますから、注文データを使います。
今後提案可能な案件はデータが存在しないことが考えられます。
つまり、上の図にある「売上予測」には、「見積データ」と「注文データのうちの出荷前のもの」という2種類のデータに、これから提案ができそうな案件を洗い出すという作業が必要になります。
ここで二重入力を避けるために、必須のポイントは次の3つ。
- 最低限必要な項目が揃ったデータである
- 入力内容が統一されているデータである
- 加工せずにそのまま利用できるデータである
この3つの必須ポイントの詳細については詳しく解説したいので、また別な機会に書きますが、この3つが満たされていないと、余計な作業が増えるということになります。
販売管理などの基幹システムからCSVやExcelファイルに変換したデータをExcelで読み込み、項目が足りなければそれに付け加えるという作業が必要になります。
また名称が不揃いだと集計や分析の時に問題が起きますので、データを整える作業も必要になるなど、集計のたびにデータ整備をしてから集計するという余計な作業が発生してしまいます。
それはもう仕方がない・・・
とあきらめて、毎回このような作業をされている方も多いと思います。
でも仕方がないのでしょうか？
この余計な作業をなくす事は本当に出来ないのでしょうか？
「データの標準化」を行なえば、余計なExcel作業をなくす事ができます！
では具体的に「データの標準化」とは・・・？
続きは次の機会に書きますね。
